識別番号で書類を属性管理してみよう

PAPERでは、書類ごとに任意の値を設定出来る 識別番号 という機能を提供しています。
この識別番号を活用することで、書類を効率的に整理・検索出来ます。

識別番号とは

識別番号は、書類を個別に識別するための固有の番号です。
契約番号、領収書番号、見積書番号など、 書類を特定出来る任意の値 を設定出来ます。

ℹ️ 補足

識別番号は、一連番号と表現することもあります。

識別番号のメリット

識別番号を活用すると以下のメリットがあります。

確実な書類検索

PAPERでは、取引種別ごとに扱う書類が異なります。同じ取引種別を別の利用者でそれぞれ利用することもあり、契約書や領収書が多く保存されます。
利用者名かつ取引種別、書類名で検索することで特定することが出来ますが、契約書ごとに契約番号を設定すると 識別番号のみ で契約書を特定できます。

経費精算の効率化

領収書に識別番号を設定することで、領収書の特定が安易になり効率的に探すことが出来ます。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法のスキャナ保存における属性管理機能では、帳簿書類間の関連性を確保するために、伝票番号、取引案件番号、工事番号、URLなどの属性を設定する必要があります。
PAPERの識別番号は、これらの属性と同等の役割を果たすことが出来ます。

識別番号の設定

ℹ️ 補足

識別番号を有効にするには、管理者権限で書類マスタの設定が必要です。

左のメニューから 書類 を選択して、識別番号を有効にする書類の 編集 ボタンを押下します。

電子帳簿保存法の対象書類 にチェックを入力して保存します。

最初の書類マスタ一覧ページで 電子帳簿保存法の対象書類 に はい が表示されると設定完了です。

識別番号を活用した書類登録

該当書類が含まれる取引を選択します。
今回は例として、契約書が電子帳簿保存法の対象書類です。

電子帳簿保存法の対象書類となった書類は、アップロード時に 電子帳簿保存法上の区分 と 識別番号 の項目が表示されます。
今回は例として、識別番号に架空の契約番号を設定します。

アップロード後、取引詳細画面では下記のように設定した識別番号が表示されます。

識別番号を活用した書類検索

登録した識別番号で書類を検索する方法については、 識別番号で絞り込むで説明します。

識別番号を活用して書類を効率的に管理出来る

このように、識別番号を活用すると 検索性 、 閲覧性 において便利に書類を管理出来ます。

検索性

識別番号が必要となる電子帳簿保存法の対象書類は、PAPER内で多く保存することになります。
大量の書類から特定の書類をすぐに検索して確認出来ます。

閲覧性

書類プレビューを開かずとも、取引詳細画面や書類一覧で識別番号を閲覧出来ます。